Choisir ou changer de société de nettoyage : cahier des charges, contrat, points de vigilance

Un contrat de nettoyage mal préparé se paie pendant des années : tâches oubliées, horaires qui ne collent pas à votre activité, préavis impossible à tenir le jour où vous voulez partir. Ce guide suit l'ordre réel d'une décision, du besoin à la signature. C'est aussi la grille de lecture que nous vous recommandons avant de consulter une société de nettoyage professionnel à Caen ou ailleurs.

Les 5 étapes pour choisir une société de nettoyage

1. Décrire votre besoin par écrit. Un cahier des charges, même de deux pages, évite que chaque prestataire chiffre un périmètre différent.
2. Consulter deux ou trois entreprises et leur faire visiter les lieux. Un entretien régulier se chiffre sur place : le temps de travail dépend des sols, des sanitaires et de l'encombrement, que seule la visite révèle.
3. Comparer à périmètre égal. Le total en bas du devis ne suffit pas : regardez les tâches, les fréquences et le nombre d'heures prévu. Nous expliquons comment se calcule un devis de nettoyage de bureaux.
4. Vérifier les documents obligatoires avant de signer (voir plus bas).
5. Relire le contrat et préparer le démarrage : date de début, remise des clés, personne de contact sur le site.

Le cahier des charges : ce qu'il doit contenir

L'INRS, l'organisme de référence en prévention des risques professionnels, recommande que la stratégie de nettoyage soit transcrite dans le cahier des charges lorsqu'une entreprise extérieure intervient. Ce document précise notamment qui intervient, à quels horaires, avec quels produits et matériels, sur quels locaux et à quelle périodicité (brochure INRS ED 6347, « Nettoyage des locaux de travail. Que faire ? », 2019). Voici comment traduire cela concrètement.

Le périmètre par zone (bureaux, sanitaires, cuisine, circulations, vitres)

Listez chaque zone et, pour chacune, les tâches attendues. Le tableau suivant sert de trame : à vous de remplir la colonne « fréquence ».

Précisez aussi ce qui est hors périmètre : un local serveur fermé, des archives, un atelier. Ce que le document ne dit pas sera, au mieux, chiffré différemment par chaque prestataire. Les oublis les plus coûteux sont souvent les moins visibles : les abords et le parking, les vitres en hauteur, ou les consommables dont personne ne sait qui les fournit.

Les fréquences et les horaires

Indiquez vos plages possibles d'intervention : avant l'ouverture, en soirée, le week-end, ou en journée pour certaines zones. L'INRS rappelle que certaines tâches peuvent se faire en journée sans gêner l'activité, comme les sanitaires ou des bureaux inoccupés, les autres étant reportées en horaires décalés. Écrivez aussi vos périodes de fermeture et vos pics d'activité.

Les contraintes du site : accès, alarme, clés, sécurité

C'est la rubrique la plus souvent oubliée, et celle qui crée le plus d'incidents : qui détient les clés ou les badges, qui désactive l'alarme, quelles portes doivent rester fermées, où stocker le matériel, où trouver un point d'eau.

Les contraintes d'exploitation comptent autant. Dans un magasin ouvert au public, par exemple, la vitrerie de façade peut se faire à la perche télescopique plutôt qu'avec un échafaudage, et en dehors des heures de forte affluence, pour ne pas bloquer l'entrée des clients. Une contrainte de ce type doit être écrite noir sur blanc dans le cahier des charges, sinon le prestataire ne peut pas la chiffrer.

Les indicateurs de qualité et le contrôle

« Propre » ne se mesure pas. Décrivez plutôt ce que vous contrôlerez : poubelles vidées, sanitaires approvisionnés, absence de traces sur les portes vitrées. Prévoyez ensuite qui contrôle de votre côté, à quelle fréquence, et comment une réclamation est remontée puis traitée. Demandez à chaque prestataire consulté de décrire, par écrit, la façon dont il traite un signalement.

Les clauses à vérifier dans le contrat

Durée, reconduction, préavis

Vérifiez trois choses : la durée initiale, le mode de reconduction et le délai de préavis pour y mettre fin. Notez la date limite de résiliation dans votre agenda dès la signature, car c'est souvent elle qui vous empêche de changer de prestataire à la date voulue.

Le préavis ne se réduit pas toujours à ce qui est écrit. Entre professionnels, le Code de commerce sanctionne la rupture brutale, même partielle, d'une relation commerciale établie sans préavis écrit suffisant, en tenant compte notamment de la durée de la relation ; un préavis de dix-huit mois met l'auteur de la rupture à l'abri d'une contestation sur sa durée (article L442-1 du Code de commerce). Après plusieurs années de collaboration, faites-vous conseiller avant de résilier.

Révision des prix

Un contrat de plusieurs années prévoit en général une révision. Vérifiez sa date, sa formule et l'indice utilisé s'il y en a un, et ce qui se passe si le périmètre change en cours de contrat (une nouvelle salle, un étage libéré).

Prestations ponctuelles et hors contrat

Distinguez dans le contrat l'entretien courant des prestations périodiques ou ponctuelles : vitrerie, remise en état d'un sol, grand nettoyage avant un événement. Pour un immeuble de bureaux à Épron, notre intervention associe deux volets distincts : l'entretien régulier du bâtiment et de ses abords, et le nettoyage des grandes façades vitrées. Chaque volet a son propre matériel et sa propre fréquence, et mérite donc sa propre ligne. C'est le cas dans la plupart des contrats d'entretien de bureaux qui incluent la vitrerie.

Réalisation

Entretien régulier et nettoyage de vitres d'un immeuble de bureaux à Épron

Épron

Voir le chantier

Demandez aussi comment sont chiffrées les interventions supplémentaires que vous commanderez en cours d'année : sur devis, ou selon un tarif fixé dans le contrat.

Assurance et responsabilité

Le contrat doit dire qui répond d'un dommage causé pendant l'intervention : une vitre rayée, un sol abîmé par un produit inadapté, une porte laissée ouverte. Demandez une attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle en cours de validité, et la procédure à suivre en cas de sinistre.

Les horaires de passage dans un établissement ouvert au public

Quand vos locaux accueillent du public sur une large amplitude, le contrat doit fixer le moment des passages autant que leur contenu. Pour un centre médical à Bayeux ouvert sept jours sur sept, notre passage est calé sur les horaires de l'établissement pour ne pas gêner l'accueil des patients : c'est la régularité des passages, plus que leur intensité, qui maintient un niveau constant.

Les documents à exiger avant de signer

Les deux premiers documents sont obligatoires pour vous dès que le contrat atteint 5 000 € HT (article R8222-1) : la loi vous impose de vérifier votre cocontractant à la signature puis périodiquement (article L8222-1), concrètement en vous faisant remettre ces documents tous les six mois jusqu'à la fin du contrat (article D8222-5). À défaut, vous pouvez être tenu solidairement des cotisations et des salaires dus si votre prestataire est verbalisé pour travail dissimulé (article L8222-2).

Si l'intervention a lieu dans des locaux où travaillent vos propres équipes, une démarche de prévention commune s'ajoute : l'INRS recommande d'établir au préalable un plan de prévention entre l'entreprise de nettoyage et votre entreprise, qui liste les situations à risque et les mesures prises (ED 6347).

Changer de prestataire : préavis et reprise des agents

Changer de société de nettoyage ne veut pas forcément dire changer d'agents. La convention collective des entreprises de propreté organise, sous conditions, la continuité du contrat de travail des agents affectés à votre site lorsque le marché passe à une nouvelle entreprise (article 7 de la convention, sur Légifrance). En pratique, cela suppose que vous annonciez votre décision assez tôt, au prestataire sortant comme au prestataire entrant, et que vous respectiez le préavis prévu par votre contrat.

La première visite : ce qu'il faut préparer

Une visite sert à parcourir le site zone par zone, à relever les contraintes d'accès et d'horaires, et à repérer ce que le cahier des charges ne dit pas encore. Pour qu'elle soit utile, préparez la liste de vos zones, vos plages d'intervention possibles et le nom de la personne qui suivra la prestation de votre côté. Chez PROCLEAN STJ, la visite de vos locaux et le devis sont gratuits et sans engagement.

Vous préparez une consultation ou votre contrat arrive à échéance ? Demandez une visite : apportez votre cahier des charges, ou simplement la liste de vos zones si vous ne l'avez pas encore rédigé.